Wie sich Covid-19 auf die Arbeit der deutschen Verwaltungen auswirkt

10 Mai 2021

Die Pandemie hat auf die deutschen Verwaltungslandschaft einen enormen Einfluss. Die Umsetzung der Lockdowns und der damit verbundenen Maßnahmen bedeuten veränderte Aufgaben und ein Mehr an Verantwortung innerhalb jeder einzelnen Verwaltung.

Ein Beitrag von Prof. Bernhard Hirsch, Professur für Controlling und Fabienne-Sophie Schäfer, Institut für Controlling, Finanz- und Risikomanagement.

Vor allem auf Landkreisebene müssen Verwaltungen neu eingeführte Regeln und Beschränkungen für Bürger und Unternehmen durchsetzen und nicht zuletzt interne Routinen und Abläufe reorganisieren, nicht zuletzt, weil sich zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office befinden (sollen). Die Notwendigkeit, Dienstleistungen zu digitalisieren wird durch die neue Situation noch deutlicher. Aus diesem Grund ist der Umgang mit Covid-19 und wie die durch die Pandemie ausgelösten Prozesse innerhalb der Verwaltungen gelebt werden, ein interessantes Forschungsfeld.

Die Professur für Controlling der Universität der Bundeswehr München hat sich einem internationalen Forschungsteam angeschlossen, um herauszufinden, inwiefern sich die Pandemie auf die Arbeit lokaler Verwaltungen auswirkt. Im Rahmen der Studie "The impact of the COVID-19 epidemic on the efficiency of public administration: the case of general territorial administrative districts" wurden die Landrätinnen und Landräte, Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister aller deutschen Landkreise und kreisfreien Städte zur Teilnahme an einer Befragung eingeladen. Die Daten wurden im Sommer 2020 – nach der ersten Coronawelle – erhoben. Die Untersuchung zielte darauf ab, die Schlüsselfaktoren und Folgen der Tätigkeit der Verwaltungen während der ersten Welle im Frühjahr 2020 in Bezug auf Verwaltungsverfahren sowie Beziehungen zwischen den Verwaltungen und anderen Behörden in den einzelnen Verwaltungen zu identifizieren.

Zwei-Schicht-System und Krisenstäbe

Ergebnisse der Studie zeigen, dass deutsche Verwaltungen Schwierigkeiten aufgrund von begrenzten Ressourcen (z. B. Büroräume oder Hardware) haben, alle Dienstleistungen in Pandemiezeiten zu erbringen. Der Großteil der lokalen Verwaltungen reagierte auf die veränderten Hygieneanforderungen, indem sie ein Zwei-Schicht-System einführten, um ihre Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten. Außerdem setzten sie Krisenstäbe ein, um neue Maßnahmen und veränderte Regeln zu implementieren.

^{Abbildung 1: Durchschnittlicher Anteil der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und Auslastung des Arbeitsplatzes. Die Abbildung zeigt, dass 40 % bis 60 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der befragten Behörden im Vergleich zum Normalbetrieb am Arbeitsplatz im Amt arbeiteten. Ein Grund dafür war, dass die Bürokapazitäten aufgrund der coronabedingten Abstandregeln kleiner (27 Fälle) oder deutlich kleiner (8 Fälle) waren.}

Da die Verwaltungen dringende Anordnungen von Ministerien und der Regierung befolgen mussten, ergaben sich Schwierigkeiten bei der Koordinierung neuer Aufgaben. Die Hälfte der Befragten gab an, dass es ein signifikant höheres Maß an Schwierigkeiten bei der Koordinierung dringender Aufgaben in Abwesenheit von Mitarbeitenden gab, die im Büro arbeiteten und den Mitarbeitenden, die von zu Hause ausarbeiteten. Darüber hinaus gaben 25,5% der Befragten ein signifikant höheres und 37,7 % der Befragten ein höheres Niveau von Unstimmigkeiten an.

Mehr Innovation und eine Beschleunigung der Digitalisierungsprozesse

Einen positiven Einfluss hat die Pandemie auf die Digitalisierung. Ein hoher Prozentsatz der Umfrageteilnehmer rechnet damit, dass die durch die Pandemie beschleunigte Digitalisierung von Prozessen (intern und extern) wahrscheinlich bzw. sehr wahrscheinlich sei. Die Umfrageergebnisse zeigen, dass die Pandemie Auswirkungen auf die Arbeit der deutschen Verwaltungen hat. Diese sind in der Lage, ihre Arbeitsroutinen zu ändern, wenn sie es müssen. Die Pandemie hat einen Anstoß gegeben, Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung zu überwinden, um in Zukunft innovativer und digitaler zu sein.

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^{Titelbild: © iStockphoto /  BernardaSv}